ECA - Holiday Pay Changes

Electrical Contracting Industry Benefits Agency ECA Court, 24/26 South Park, Sevenoaks, Kent TN13 1DU T 0845 6345431 F 08450 343220 E  [email protected]   www.eca.co.uk         Appointed Representative of Electrical Contractors Insurance Services Ltd who are authorised and regulated by the Financial Services Authority        7 September 2012    Holiday  Pay  Changes  –  Important  Notification  for  JIB  Member  Employers   Overview of the changes      In 2007 the Government announced that the long-standing concession on employer and  employee  National  Insurance  Contributions  (NICs)  for  construction  workers’ holiday pay would be withdrawn on 30 October 2012.     Holiday pay that is paid after 30 October 2012, irrespective of when it was accrued, can no longer benefit from the NI concession for employers and employees.     As  a  consequence  with effect  from  31  October,  ECIBA  can  only  pay  holiday  money back to the originating employer.      ECIBA will no longer be able to pay any operative directly after 26 October 2012.   Transitional Changes  What  should  you  do  if  an  Operative  leaves  your  employment  on  or  before  26  October 2012?  You  may  choose  to  either  pay  the  operative  yourself  for  accrued  holiday  entitlement  or advise ECIBA who will need to issue a cheque prior to 30 October 2012. In either case, you will  need  to  notify  ECIBA  to  avoid  the  position  arising  where  an  operative  could  be  paid twice or not paid at all. You will need to do the following:      Inform ECIBA immediately of any leavers and the date that they left, if you have not done so already.      If you are a credits online user then you can make the amendment online.     If  you  don’t  use  the  on-line  system  a  ‘leaver’  form  will  need  to  be  completed  and returned.  Please  make  appropriate  copies  as  required  and  e-mail  the  completed forms to  [email protected]   or fax back to 08450 343200 .     If  you  pay  the  operative  their  holiday  pay  at  the  point  of  leaving  you  will  need  to recover  that  element  held  by  ECIBA  by  completing  and  returning  a  holiday  pay advance form or complete the holiday pay advance section in Credits Online (ensure you do this prior to entering the leave date for the operative).     All these notifications will need to be received by ECIBA no later than 26 October.   Failure  to  notify  ECIBA  by  this  date  may  result  in  you  having  to  pay  the  operative  the holiday  pay  after  termination  of  employment,  along  with  any  employer  National Insurance Contributions.  

Electrical Contracting Industry Benefits Agency ECA Court, 24/26 South Park, Sevenoaks, Kent TN13 1DU T 0845 6345431 F 08450 343220 E  [email protected]   www.eca.co.uk         Appointed Representative of Electrical Contractors Insurance Services Ltd who are authorised and regulated by the Financial Services Authority     In  the  event  that  an  overpayment  of  holiday  pay  is  made  to  an  operative  due  to  your failure  to  notify  ECIBA  within  the  timeframe  specified  it  is  your  firm’s  responsibility  to recover the overpaid funds.  What  should  you do if an  Operative  leaves  your  employment  between  26 October  2012 and 30 October 2012?      For  any  operative  leaving  in  this  period  you  should  pay  any  accrued  holiday  pay entitlement  at  the  point  of  leaving.  The  holiday  pay  will  benefit  from  the  NI concession so long as it is paid by 30 October 2012.     Inform ECIBA as soon as possible about the payment using a ‘Holiday Pay Advance’ form or the Credits Online System. You will then be reimbursed for the holiday pay accrued in the scheme.    What should you do if an Operative leaves on or after 31 October 2012      It  will  be  your  responsibility  to  pay  any  outstanding  holiday  pay  entitlement  to operatives from this date. Employer and Employee NICs will now apply.     ECIBA still needs to be notified as soon as possible of all operatives joining or leaving your employment.   Taking advantage of the National Insurance Concession before 30 October 2012  Employers (with the operative’s agreement) may wish to take advantage of paying advance holiday  pay  for  the  Xmas  period  ahead  of  the  cut-off  date  of  the  withdrawal  of  the  NI concession.  To  take  maximum  advantage  you  will  need  to  ensure  that  your  credit purchasing  up  to  week  53  is  up  to  date.  You  will  be  able  to  claim  the  accrued  funds  in advance of the normal payout date.  Continued Provision of Benefits for Graded Operatives  It  is  important  to  note  that  although  participation  in  the  holiday  pay  scheme  is  no  longer compulsory, continued participation in the JIB Benefits Scheme for Graded Operatives is an integral  part  of  JIB  Terms  &  Conditions.    Should  you  wish  to  opt  out  of  the  holiday  pay scheme and buy the “Benefit Only” credits then you can do so by contacting the ECIBA at  [email protected] .   Further  information  on  continued  participation  in  the  holiday  pay  scheme  will  be  sent  to employers in due course.  If you have any questions or concerns, please submit your query to  [email protected] .